Как устроен бизнес в вашей компании?

Существуют несколько подходов к ведению бизнеса:

Хаотичный

Схема управления, в которой отсутствует четкая структура управления и коммуникаций. Такая схема характерна для молодых компаний, на стадии реализации бизнес-идеи. В компаниях с хаотичной схемой присутствует формальная иерархия, однако потоки работ носят случайный характер, определяемый конкретной ситуацией.

Функциональный

Организационная структура компании с функциональным принципом управления строится на основе группировки по функциям: Финансы, Снабжение, Производство и т.д. При таком подходе выстраиваются четкие иерархические связи между отделами, каждый из которых находится в своем функциональном колодце.

Процессный

Процессный принцип подразумевает выстраивание системы горизонтальных связей,  делегирование полномочий и наделение ответственностью. Главная задача управления при процессном подходе - повышение эффективности и прозрачности. Центром внимания руководства становится внутренняя среда компании – процессная система.

Недостатки такого управления также очевидны:

 Все занимаются всем, при этом ничего не успевая вовремя.

Руководитель испытывает сильнуюзагрузку из-за необходимости администрировать большой поток работ.

Требования к квалификации исполнителей значительно выше.


Единственное преимущество хаотичного подхода – возможность оперативной реакции на изменения внешней или внутренней среды.

Схема хаотичного подхода

Минусы функционального управления:

Низкая скорость выполнения.

Перекладывание ответственности при решении задач, требующих участия нескольких подразделений. Низкая скорость принятия решений в случае отклонений от нормального хода вещей.

Мотивация персонала, ориентированная не на достижение конечного результата, а, на выполнение своей функции.

Качество выполнения функции трудно поддается измерению.

Нет показателей, за которые выплачивается премия

Единственный плюс это сосредоточение функциональных специалистов в рамках одного подразделения, что позволяет обмениваться знаниями, находить решение любой задачи, профессионально развиваится.

Схема хаотичного подхода

Минусы процессного управления только один: необходимость обучения сотрудников в случае формирования кроссфункциональных подразделений.

Плюсов значительно больше:

Ориентированность на результат

Мотивационные схемы персонала привязаны к результатам.

Руководитель управляет всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели

Руководство занимается организацией эффективного управления и стратегией развития.

Высокая операционная эффективность.

Схема хаотичного подхода

Вас это устраивает или пора что-то менять?

Ключевой вопрос руководителя компании - построение эффективных бизнес-процессов и коммуникаций в работе компании.

Бизнес-процесс - последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации.

Мы вникнем в работу вашей компании, предложим варианты построения и упрощения бизнес-процессов, вместе с вами разработаем алгоритмы документооборота, создания базы знаний, коммуникаций между сотрудниками и внедрим систему для автоматизации работы.

Зачем бизнесу система автоматизации?

Для оперативного контроля над всеми процессами компании, их результативностью и эффективностью, а также для анализа отношения сотрудников к работе. Это обеспечит стремительный рост бизнеса.


     Согласно исследованиям, без программной поддержки человек способен успешно контролировать не более семи подчиненных.


Малый бизнес может работать без автоматизации, однако при расширении бизнеса и штата сотрудников, систематизация процессов и коммуникаций становится необходима. Автоматизация позволит эффективно расширять кадровый состав компании.

Значительно увеличить скорость выполнения регулярных процессов. Сложный отчет, на составление которого квалифицированный сотрудник вынужден потратить полный рабочий день, может быть сгенерирован системой за считанные секунды, за счет использования шаблонов и данных из разных источников в созданном бизнес-процессе.

Это возможность неограниченного расширения объемов хранимой и обрабатываемой информации.

Для постановки задач и контроля над выполнением, для своевременного напоминания  сотрудникам и партнерам о необходимости выполнения тех или иных действий, а также для ведения прямых защищенных коммуникаций.

Безопасное хранение информации - одна из приоритетных задач бизнеса. Внедрение системы автоматизации бизнеса позволит распределить права доступа и обеспечить каждому сотруднику или рабочей группе доступ к информации согласно уровням иерархии в компании.

Исключение ошибок, связанных с  «человеческим фактором». Система никогда не устанет от работы, не станет отлынивать, не заболеет.

Правильно настроенные права доступа и сформированная база знаний позволят не беспокоиться об отсутствии или увольнении сотрудника. Вы сможете легко заменить или добавить в систему нового сотрудника и это практически не повлияет на работоспособность компании.

Для удобного поиска и сортировки задач, их принятия и завершения, оценки качества выполнения и сдачи проектов.

Руководитель получит доступ в реальном времени к полной и достоверной информации, необходимой для адекватной оценки текущей ситуации и своевременного принятия решений.

Для эффективной работы с большими объемами данных.

Для автоматизации стратегий взаимодействия с клиентами, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов.

Преимущества


Простое управление

Правильно выстроенная система автоматизации проста в эксплуатации, не требует длительного обучения и наличия высшего образования. Система имеет интуитивно понятный интерфейс.


Гибкость

Система имеет обширный функционал, гибкую структуру, множество компонентов для решения любых задач бизнеса, она не требует профилактики и ремонта, доступна пользователям ежедневно, 24 часа в сутки, в том числе с мобильных устройств.


Надежность

Система надежна и безопасна, регулярно производится резервное копирование данных, возможно использование защищенной авторизации и технологии одноразовых паролей.


Выводы

Внедрение системы автоматизации бизнеса и активное использование ее возможностей - это превосходство над конкурентами, менее адаптированными к современным методам ведения бизнеса.

Инвестиции в автоматизацию бизнеса - это выгодно! Ваши вложения способны окупиться менее чем за 1 год после запуска внедренного решения, далее вы будете получать чистую прибыль.

  • Ежедневные процессы
  • Коллективная работа
  • Социальные коммуникации
  • Официальные коммуникации
  • Планирование и отчетность
  • Автоматизация процессов
  • CRM
  • Интеграция с внешними сервисами
  • Мобильность

Ежедневные процессы

Давайте вспомним на о том, чем мы занимаемся приходя на работу, какие задачи решаем ежедневно.


Ежедневные процессы


Многие из нас приходя на работу и садясь на свое рабочее место за компьютерполучают электроtнную почтуИспытывают необходимость обмена файлами, документами – это многочисленные пересылки через email, по различным внутренним сетям, общим папкам-помойкам, через аську и так далее. Это не системных подход к процессу.


Мы предлагаем единое хранилище документов в котором вы можете создавать любую структуру, загружать новые файлы, сохранять истории версий, обсуждать документы. Пересылать их между собой с помощью ссылки или в рамках бизнес процесса, в общем работать с ними непосредственно через корпоративный портал.

Поиск контактов


Сложно найти актуальный телефон или рабочий email сотрудника, а если их больше 10-ти то ОЧЕНЬ СЛОЖНО.Также трудно понять находится ли он в отпуске, коммандировке или просто проспал.

Листочки со списками сотрудников и их телефонами наверняка есть во многих компаниях, они быстро устаревают, перепечатываются, путаются. Все это создает определенные сложности.


Мы предлаегем удобные способы сортировки людей по алфавиту, умный и быстрый поиск по именам и фамилиям, который сразу выдает вам возможное варианты как только вы начинаете вбивать текст.

Искать можно как по состоящим в штате сотрудникам, так и по уволенным и даже по внешним пользователям из экстранета или CRM модуля.

Поиск информации


Сложно найти актуальный телефон или рабочий email сотрудника, а если их больше 10-ти то ОЧЕНЬ СЛОЖНО.Также трудно понять находится ли он в отпуске, коммандировке или просто проспал.

Листочки со списками сотрудников и их телефонами наверняка есть во многих компаниях, они быстро устаревают, перепечатываются, путаются.Все это создает определенные сложности.


Встроенная поисковая система моментально индексирует обновленные и новые документы.Очень удобны подсказки к запросам, которые начинают появлялся сразу при введении символов в поисковую строку.Все результаты группируются по принадлежности к сущностям.

Управление задачами и проектами


Очень многим офисным сотрудникам ставятся задачи, поручения, но к сожалению нет удобных инструментов их сохранять, помнить о них, работать с ними.И конечно такую ситуацию как на этой картинке вы можете наблюдать во многих компаниях, стикеры на мониторах это классика жанра, мы встречаем их постоянно в разных офисах разных компаний.


Функционал задач позволяет отслеживать актуальные, горящие, завершенные и просроченные задачи. Вести по ним статистику, закрывать их, оценивать и комуницировать по поводу их выполнения.Возможно планировать постановку и распределение во времени задач в зависимости от текущей загрузки с помощью диаграммы ганта.сотрудником, сколько их и можно ли их делать параллельно.

Переписка с коллегами


Очень многим офисным сотрудникам ставятся задачи, поручения, но к сожалению нет удобных инструментов их сохранять, помнить о них, работать с ними.И конечно такую ситуацию как на этой картинке вы можете наблюдать во многих компаниях, стикеры на мониторах это классика жанра, мы встречаем их постоянно в разных офисах разных компаний.


В системе корпоративного веб мессенджара сразу есть все контакты компании, организационная структура, фотографии, вы легко найдете нужного человека. Вся история переписки сохраняется в базе данных корп.портала, вы как руководитель, можете посмотреть кто с кем о чем разговаривает. Можно общаться с мобильнго телефона подключив аккаунт по протоколу jabber

Коллективаня работа

Одна из важнейших задач компании это организация коллективной работы. Мы пределагаем обширные возможности для коллективной работы как внутри компании так и с внешними партнерами или клиентами.


Рабочие группы


Главный инструмент коллективной работы это рабочие группы.

Уверен многие из вас это представляют, хотя бы исходя из аналогии с рабочими группами в локальных сетях или группами в социальных сетях. Идея такая же, только в корпоративной среде.

Сотрудник вашей компании, обладающий необходимыми правами создает рабочую группу (в одной из заранее созданных структур). Приглашает туда нужных сотрудников или настраивает возможность свободного вступления или вступления по заявке через модерацию.

В рабочей группе можно настроить приватность, функционал и его доступность (условия, правила, доступ к содержимому); Группам назначается модератор, редактируется состав группы, раздаются приглашения на вступление и т.д.

Работа с клиентами и партнерами


Экстранет или как мы у себя это называем – клиентская зона.

Это отличный инструмент для взаимодействия с клиентами и партнерами. Незаменимая штука снимающая головную боль и экономящая массу времени.

Если вы работаете в сегменте b2b и оказываете услуги, при этом значительная часть коммуникаций с конечным клиентом происходит через интернет – этот инструмент вам нужен точно!

Вы получите возможность приглашать любого внешнего пользователя. Который будет видеть весь или ограниченный фунционал группы в абсолютно изолированном пространстве на отдельном домене.

Вся информация по проекту собирается в одном централизованном месте.

Причем это абсолютно безопасно. В любой момент в группу можно пригласить любого человека или исключить если его присутствие станет не актуальным. Это и есть порядок.

Обработка обращений


Система позволяет создавать разные привилегии для клиентов с помощью которых регулируются категории в доступные для создания обращения, время реакции на обращение, назначение ответственного за выполнение обращения.

Клиент может открывать и закрывать свои обращения, ставить оценку исполнителю. Система может формировать отчеты за выбранный период по качеству обслуживания с гибкими настройками.

Общие календари


СОбширный функционал календарей позволяет:

- Планировать рабочее временя

- Напоминать о предстоящих событиях календари можно загрузить в мобильный телефон или планшет (iPhone, iPad, Android)

- Можно настроить двухсторонню связь с аутлук или календарем гугл или любым другим софтом по протоколу CalDav

База знаний (WIKI)


Всем известен сайт википедии, идея заложенная в основу этого мирового проекта очень проста и эффективна. Теперь аналогичный функционал доступен и в корпоративном портале. Вы получите возможность аккумулировать знания всех сотрудников по каждому конкретному проекту в 1 месте.

Из интересных возможностей стоит отметить:

страницу Wiki можно не только править, но и писать к ней свои комментарии учет изменений по каждому тексту сравнение редакции (версии) текстов и возврат к более ранним визуальный редактор страниц для Wiki

Идеи


Сервис «Есть идея?» - возможность для каждого сотрудника предложить свою идею.

Идеи можно сортировать по категориям.
Комментировать. Голосовать за них. У каждой идеи есть определенные статусы, например «ожидает рассмотрения» или «в работе». Директор или уполномоченное лицо может оставить официальный ответ. За лучшую внедренную идею можно давать сотрудникам премии, это уже на ваше усмотрение.

Остались вопросы по автоматизации бизнеса?

Задайте их нашему руководителю Александру Успешному
прикрепить файл
Андрей козлов